Написать пост

Чек-лист «Как подготовить и провести мероприятие онлайн»

Аватар Типичный программист

Собрали моменты, на которые стоит обратить внимание во время каждого этапа подготовки и проведения ивента в онлайне.

Сейчас организовать мероприятие в онлайне стало даже проще, чем офлайн. Не нужно заморачиваться ни над помещением, ни над кофе-брейками, ни над логистикой — всё можно сделать не выходя из дома.

Если для вас организация онлайн-ивента всё ещё кажется непосильным трудом, то посмотрите выступление Алёны Куниловой на вебинаре Event в помощь Фонда городских инициатив и пользуйтесь подробным чек-листом для проведения мероприятий в онлайне.

В конце статьи находятся ссылки на скачивание всех материалов для распечатки для тех, кому на бумаге удобнее.

Подготовка

Утвердить дату и время, договориться со спикерами.

Выбрать платформу и создать вебинар в личном кабинете:

  • создать форму регистрации для участников;
  • настроить e-mail напоминания (за 1 день / за 1 час / за 15 мин).

Опубликовать анонс:

  • заложите время, чтобы создать текст и афишу и согласовать со спикерами и партнерами.

Продвигать анонс:

  • соцсети (включая тематические группы и страницы спикеров);
  • другие каналы (СМИ, инфлюенсеры и т.д.).

Подготовить презентации.

Подготовить слайды-заглушки.

Провести тестовый вебинар со спикерами:

  • качество соединения;
  • качество видео и аудио;
  • трансляция экрана, презентация;
  • готовность помещений у каждого спикера;
  • разослать чек-листы для спикеров.
Чек-лист для спикера
  • Качество изображения на веб-камере отличное.
  • Нейтральный фон, лучше всего светлая стена.
  • Много света — нет ощущения полутьмы.
  • Не встроенный, а внешний микрофон.
  • Запасные наушники — лучше проводные.
  • Скорость интернета не ниже 1,2 мбит/с.
  • Можно подключить телефон как модем на случай форс-мажора.
  • Одежда без полосок, мелких узоров или клеточки. Она будет рябить в камере.
  • Домашние или коллеги знают, что у вас вебинар. В комнату никто не зайдёт.
  • Выключены уведомления на телефоне, умных часах.
  • Запись теста — проверить звук, изображение, работу платформы.
  • 1–2 разминки для голоса.

Запланировать запись видео (на устройство или внутри платформы).

Договориться с IT-специалистом для техподдержки во время вебинара.

Дополнительно: подготовить запасной вариант платформы на случай повышенной нагрузки (например, трансляция на YouTube или другая платформа).

За час до

За 60 минут до начала

  • Подключиться и проверить качество звука и видео.
  • Подключить и проверить других спикеров.
  • Загрузить и сконвертировать все презентации.
  • Убедиться, что команда техподдержки готова и знает свои задачи, настроить чат команды.

За 20 минут до начала

  • Открыть слайд-заглушку.

За 10 минут до начала

  • Когда участники начнут заходить, убедиться, что видео и звук у спикеров отключены.
  • Налить воды, посетить уборную.

Во время события

Включить запись видео.

Поприветствовать участников:

  • убедиться, что вас видят и слышат;
  • представиться;
  • рассказать о плане, длительности и правилах (вопросы в чате и кнопка «поднять руку» — если есть);
  • провести предварительный опрос/анкетирование.

Выступить с основной частью презентации (или подключить первого спикера):

  • убедиться, что спикера и его презентацию видно и слышно участникам.

Ответить на накопившиеся вопросы:

  • из чата;
  • если предусмотрено — вопросы голосом.

Провести вторую часть презентации (или подключить второго спикера).

Ответить на новые вопросы.

Повторить — по количеству презентаций и спикеров.

Подвести итог:

  • провести опрос/тестирование;
  • уточнить, какие материалы нужно разослать участникам;
  • озвучить дальнейшие действия (после вебинара);
  • попрощаться.

Остановить запись видео и убедиться, что файл сохранился.

Быть готовым к внештатным ситуациям!

После события

Провести e-mail рассылку по итогам вебинара:

  • для тех, кто посетил вебинар;
  • для тех, кто не посетил вебинар.

Опубликовать видео и материалы (если предусмотрено):

  • просмотреть видео, создать тайм-код, опубликовать.

Провести продажу материалов (если предусмотрено):

  • проверить поступившие заказы;
  • подготовить пакеты для продажи (видео, дополнительные материалы, консультации и т.д.);
  • оформить продажу и разослать материалы.

Скачать чек-лист подготовки мероприятия

Скачать чек-лист для спикера

Советы
8182